Was passiert im Backoffice von VALETTA?
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Fr. Astrid Eder ist seit 26 Jahren für VALETTA tätig und hat unterschiedlichste Stationen im Unternehmen durchlaufen. Mittlerweile hat sie den Leitungsposten im Backoffice der Projektabteilung übrig. Wofür sie dabei genau zuständig und was das Besondere an ihrem Job ist, erzählt Fr. Eder im Interview.
Als Teamleitung kümmere ich mich zu einem großen Teil um meine Mitarbeiterinnen und weise ihnen anstehende Aufgaben zu. Ich unterstütze sie sowohl bei diversen Aufgaben des Arbeitsalltags, kümmere mich aber auch um die Termineinhaltungen für die Projektabwicklungen. Darüber hinaus stehe ich aber auch in engem Austausch mit den Projektleitern, mit denen wir eng zusammenarbeiten. Wann immer diese Unterstützung benötigen sind wir für sie zur Stelle. Zu unseren Aufgaben zählt beispielsweise die Erfassung von ausgemessenen Projekten, die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Teilrechnungen, sowie das Reklamationsmanagement. Als Teamleitung bin ich die erste Anlaufstelle für sämtliche Anliegen. Nachdem ich diese sorgfältig geprüft habe, teile ich die Aufgaben auf die unterschiedlichen Mitarbeiterinnen in meiner Abteilung auf.
In meiner Verantwortung liegt die Betreuung der Anliegen meiner Mitarbeiterinnen. Dazu gehören aber auch Schulungen. Denn Unternehmensprozesse aber auch Produkte unterliegen einem ständigen Wandel. Deshalb ist eine aktuelle Herangehensweise an Prozesse unabdingbar. Die Schulungen beziehen sich sowohl auf Projektabläufe, als auch auf Produkte, Produktinnovationen und unsere EDV-Programme.
Täglich warten neue und spannende Tätigkeiten sowie Herausforderungen auf mich. Meine Aufgaben sind dabei sehr abwechslungsreich. Außerdem diene ich als Ansprechperson für externe Anliegen der Bauherren. Durch die Digitalisierung und durch unsere neuen internen EDV-Prozesse, funktioniert das nun schon seit geraumer Zeit ausgesprochen reibungslos. Dadurch können die Prozessabläufe nicht nur effizienter bearbeitet werden, sondern auch viel schneller und zeitnaher. Außerdem setze ich mich auch aktiv dafür ein die Arbeitsabläufe im Team selbst und mit anderen Bereichen stetig zu verbessern.
Die vielen Jahre, die ich bereits im Unternehmen bin, helfen mir enorm das große Ganze zu sehen und auch zu verstehen. Dies erleichtert meine Arbeitsabläufe und gestaltet den Prozess in Summe um einiges schneller. Als wichtige Voraussetzung würde ich deshalb ein Verständnis für sämtliche Abläufe und Produktionsprozesse sowie eine schnelle Auffassungsgabe zählen. Eine Portion Hausverstand schadet natürlich auch nie.
In unserer Abteilung ist außerdem ein selbstständiges Arbeiten gefragt. Generell ist es von Vorteil sich in die Produkte einzuarbeiten. Dazu gibt es auch regelmäßig Schulungen. Je vertrauter man mit den Produkten, der Montage und den Einsatzbereichen ist, desto leichter hat man es auch im Arbeitsalltag hier. Auch ein Grundverständnis im EDV-Bereich ist von Vorteil. Für die intern verwendeten Systeme bieten wir ebenso Schulungen an, damit alle Mitarbeiterinnen am selben Wissensstand sind. Da wir uns gegenseitig in unseren Aufgaben und Tätigkeitsbereichen unterstützen ist auch Teamgeist und –fähigkeit gewünscht.
Oft muss man auf mehreren Hochzeiten zur selben Zeit tanzen und viele Bereiche gleichzeitig im Fokus haben. Durch meine jahrelange Erfahrung kenne ich die Abläufe im Unternehmen bereits ziemlich genau. Das wiederum ist mir eine erhebliche Hilfe bei der Projektabwicklung und gestaltet die Prozesse und vieles einfacher. Als Neueinsteiger im Bereich Backoffice nimmt die Einarbeitung in firmeninterne Vorgehensweisen und Abfolgen eine gewisse Zeit in Anspruch, lohnt sich jedoch auf alle Fälle.
Gerade erst habe ich mein 26-jähriges Firmenjubiläum bei VALETTA gefeiert. In den 26 Jahren war ich in unterschiedlichen Abteilungen tätig. Begonnen hat meine Reise in der Montageabteilung, in der ich 10 Jahre beschäftigt war. Danach war ich weitere 10 Jahre in der Auftragsbearbeitung tätig. In dieser Zeit habe ich zudem den Einkauf und die EDV unterstützt, um mir ein übergreifendes Wissen anzueignen. Schließlich wechselte ich in die Projektabteilung, wo ich nun schon seit 6 Jahren arbeite.
Durch eine Bekannte bin ich zunächst auf meinen früheren Job in der Montageabteilung aufmerksam geworden. Sie hat mir erzählt, dass bei VALETTA Arbeitskräfte gesucht werden. Kurz darauf war ich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen und schlussendlich hat alles gepasst und ich habe den Job zugesagt. Seit Beginn hat es mir bei VALETTA sehr gut gefallen. Das ist auch der Grund, weswegen ich schon so lange im und für das Unternehmen tätig bin.
Sowohl das familiäre Flair als auch die down-to-earth Mentalität finden bei mir hohen Anklang. Ich schätze das Arbeitsumfeld und die flachen Hierarchien. Wenn man ein privates Problem oder Anliegen hat, kann man sich auch jederzeit an die Geschäftsführung wenden, weil sie immer ein offenes Ohr für die Mitarbeiter:innen hat. Egal um welches Anliegen es sich auch handelt, gemeinsam wird immer eine Lösung dafür gefunden. VALETTA bietet mit seiner langjährigen Firmengeschichte einen sicheren Arbeitsplatz und positioniert sich so definitiv als attraktiver Arbeitgeber. Ich freue mich auf viele weitere Jahre bei VALETTA!