Was macht unser Einkauf?

Frau Kovacs, wie kann man sich einen Arbeitstag im Einkauf vorstellen?

Über die Einkaufsabteilung werden die, für die Produktion, benötigten Waren, Rohmaterialien, Maschinen und auch Dienstleistungen zu- bzw. eingekauft. Wir sind zudem mit der Lieferantensuche und –akquise beschäftigt und vergleichen natürlich auch die unterschiedlichen Angebote. Bei den Lieferanten setzt VALETTA sehr stark auf heimische Produzenten und Unternehmen. Da wir in sehr engem Austausch und Kontakt mit unseren Zulieferern stehen, können potentielle Probleme auch sehr rasch behoben werden. Im Einkauf agiert man somit als Bindeglied zwischen der internen Produktion samt Auftragsbearbeitung und den Bereichsleitern und den externen Lieferanten.

Wieso ist der Job im Einkauf so vielseitig? Müssen nicht ohnehin täglich dieselben Waren eingekauft werden?

Wie überall bestimmt die Nachfrage das Angebot. Da die Nachfrage immer unterschiedlich ausfällt und die Kunden auch individuelle Sonnenschutzlösungen wünschen, bringt jeder Tag neue Aufgaben mit sich. Aber das ist nur einer der vielen Faktoren der meinen Job so vielseitig macht. Auch die wirtschaftliche Lage, bzw. Krisen, wie die derzeitige Corona-Krise, gestalten meinen Job extrem abwechslungsreich. Gerade in Krisenzeiten benötigt man immer einen Plan B, denn die Beschaffungslage gestaltet sich durch das Coronavirus schwieriger als zuvor. Unsere Challenge ist es daher sicherzustellen, dass zu jedem Zeitpunkt ausreichend Material für die Produktion vorhanden ist und dieses auch rechtzeitig nachbestellt wird. Wichtig für uns ist zudem unseren Kunden immer die höchstmögliche Qualität zu sichern.

Welche fachlichen Voraussetzungen sollte man mitbringen, wenn man diesen Beruf ausüben möchte?

Ein wirtschaftlicher Background, egal ob Studium oder eine andere Ausbildung in diesem Bereich, wäre jedenfalls von Vorteil. Bei VALETTA besteht zudem die Möglichkeit regelmäßig an Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen und verschiedene Kurse zu belegen. Die Welt ist so schnelllebig geworden und so auch die Bestimmungen, die Preise und Anforderungen. Deswegen ist es wichtig stets up-to-date zu sein. Weiterbildungen ermöglichen es uns auch mit unseren Geschäftspartnern und Zulieferern auf Augenhöhe zu kommunizieren bzw. zu verhandeln. Damit unterstützen wir uns gegenseitig in unserer Zusammenarbeit und holen am Ende das Beste für die KundInnen heraus. Darüber hinaus benötigt man als Mitarbeiter:in im Einkauf auch Durchsetzungskraft und Durchhaltevermögen. Nur so können wir eine effiziente Beschaffung garantieren und preislich attraktiv bleiben.

Was ist das Schwierigste an Ihrem Job? Welche Herausforderungen gibt es?

Man muss die Produkte relativ gut kennen und immer am neuesten Stand sein. Je besser man diese kennt, desto leichter fällt einem auch die Beschaffung selbst. Wenn Produkte unserer Zulieferer nicht verfügbar sind, müssen wir sofort eine Ausweichmöglichkeit finden, da viele nachfolgende Prozesse vom Einkauf abhängen. Der Einkauf kann somit als ständiges Suchen und Abwägen von Lösungen und Möglichkeiten gesehen werden. Die größte Challenge ist es, immer einen Schritt voraus zu sein und auch etwaige Marktveränderung frühestmöglich zu erkennen und ehest darauf zu reagieren.

Oft herrscht auch ein gewisser Zeitdruck, da Waren manchmal auch kurzfristig bestellt werden müssen. Hier ist die Challenge die Teile schnellstmöglich herbei zu schaffen und dennoch die Kosten im Blick zu behalten. Mir macht es sehr viel Spaß mit so vielen Abteilungen zusammenzuarbeiten, natürlich bergen viele Schnittstellen aber auch mehr Herausforderungen.

Inwieweit hat die Corona-Krise Ihren Arbeitsalltag bzw. Job beeinflusst?

Insbesondere beim Thema Beschaffung hat uns die Corona-Krise nicht gerade in die Hände gespielt. Der natürliche Lauf ist dann, dass Aufträge nicht bearbeitet oder produziert werden können. So ging es aber vielen Unternehmen, gerade zu Beginn der Krise, nicht nur uns. Ein Rohstoffmangel trifft jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche. Zum Glück sehen wir, beim Thema Beschaffung, schon Licht am Ende des Tunnels und blicken positiv in die Zukunft.

Welche Prozesse wurden bei VALETTA, in Bezug auf den Einkauf, bereits digitalisiert? (Stichwort E-Procurement).

VALETTA setzt sehr viel Kapital ein, um Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Vor allem im Einkauf schlägt dieses Investment sehr positiv zu Buche. Denn digitale Prozesse erleichtern den Arbeitsalltag enorm und sparen zudem viel Zeit. Mit unseren größten Lieferanten sind wir mittels einem EDI System verbunden. Unter EDI versteht man Electronic Data Interchange. Dieses System dient zum automatisierten Datenaustausch zwischen mehreren Unternehmen. Es ermöglicht eine automatische Erfassung von Aufträgen und Bearbeiten von Bestellungen. Auf den ganzheitlichen Prozess wirkt sich das EDI-System positiv aus, weil es zum einen Zeit spart und zum anderen Abweichungen, wie beispielsweise Tippfehler, vermeidet. Außerdem reagiert das System selbstständig und zeigt potentielle Fehlermeldungen an. Auch die Einkaufsrechnungen werden bei VALETTA automatisiert verarbeitet. Früher hingegen wurden die Rechnungen per Mail bzw. per Post an uns verschickt und mussten manuell verbucht werden – dies läuft jetzt im Probebetrieb bereits automatisch. Die neuen Prozesse erleichtern nicht nur uns MitarbeiterInnen den Arbeitsalltag, sondern schonen zudem die Umwelt, indem wir Papier sparen.

Welche 3 Aufgaben sind, Ihrer Meinung nach, in Ihrem Job am wichtigsten?

Am wichtigsten sind eindeutig die Bereitstellung von Rohstoffen und Materialien, das Lieferantenmanagement und die Bestellungen und Aufträge mit der Auftragsbearbeitung, der Produktion und der Montage sowie Disposition zu koordinieren und zu vergleichen.

Wie sind Sie eigentlich zu VALETTA gekommen?

Da mir die Tätigkeitsbereiche im Einkauf gefallen, war ich immer schon auf der Suche nach so einem Beruf. Als ich das Stellenangebot bei VALETTA ausgeschrieben sah, habe ich mich gleich beworben und wurde auch eingestellt. Mittlerweile bin ich schon 3 Jahre im Unternehmen und freue mich noch auf viele weitere.

Was gefällt Ihnen bei VALETTA am meisten?

Mir gefällt, dass ich in einem Familienunternehmen arbeite und die Hierarchien sehr flach sind. So bin ich auch im ständigen und persönlichen Austausch mit der Geschäftsleitung. Meinen Job finde ich spannend, weil er so abwechslungsreich ist und ich jeden Tag etwas dazulernen kann. Zudem arbeite ich mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammen und bekomme somit auch einen Einblick in andere Bereiche des Unternehmens. Mittlerweile sind auch Lieferantentermine ein fester Bestandteil meines Jobs geworden. Dieser Austausch ist für eine persönliche Zusammenarbeit und Weiterentwicklung unabdingbar.